Variazioni utenze e fornitori
Variazioni utenze e fornitori dopo il cambio amministratore, come procedere?
Una volta accettato l'incarico l'Amministratore è tenuto a svolgere una serie di attività nella fase di avvio della sua gestione. L'amministratore deve provvedere ad effettuare diverse comunicazioni, quali la variazione della domiciliazione delle utenze e la comunicazione ai fornitori.
Perché è importante comunicare le variazioni di utenze e i nuovi dati ai fornitori?
I gestori delle varie utenze (energia elettrica, acqua, eventualmente gas), fin quando non saranno a conoscenza della nomina del nuovo Amministratore continueranno ad inviare le bollette al domicilio dell'Amministratore precedente.
Fare le volture non richiede molto, basta munirsi di una vecchia bolletta, dei dati del condominio e dei dati dell'Amministratore o dello Studio e recarsi presso la sede locale del gestore dei servizi.Alcuni gestori consentono tale voltura anche online, per cui anche tale possibilità è praticabile.
Per quanto riguarda la firma di nuovo contratto con altro gestore, o la sottoscrizione di nuove condizioni contrattuali col medesimo gestore, sono compiti che invece, determinando un cambiamento rispetto ai rapporti ed alle condizioni economiche esistenti, non rientrano tra le competenze attribuite all'amministratore e che necessitano quindi, per potersi considerare legittimi, della preventiva approvazione dell'assemblea o della sua successiva rettifica.
Come comportarsi con gli altri fornitori?
A tutti gli altri fornitori andranno comunicati i nuovi dati dell'amministratore, ma soprattutto bisognerà discutere circa le situazioni pendenti.
Riepilogando, cosa fare e che comunicazioni effettuare i dopo il passaggio di consegne?
Proviamo a riepilogare le principali comunicazioni e variazioni da presentare:
- Presso l'Agenzia delle Entrate, alla quale va presentato il verbale di nomina e il proprio Codice Fiscale per associarlo a quello del condominio;
- Cambio firma su conto corrente condominiale;
- Modifica dell'indirizzo associato alle utenze. Per le utenze "classiche" (luce, acqua gas) solitamente è sufficiente una semplice telefonata al call center di riferimento. Per sicurezza si può inviare una comunicazione all'ufficio preposto alla corrispondenza;
- Comunicazione agli altri fornitori, per consentirgli di modificare l'intestazione delle fatture e della corrispondenza in genere e, se il condominio riceve le comunicazioni presso l'ufficio dell'amministratore, anche la domiciliazione per le suddette comunicazioni;
- Dichiarazione relativa al trattamento dei dati in base alle norme sulla privacy;
- Invio estratto conto a ciascun condomino per verificare errori e mancanze;
- Comunicazione ai fornitori: verificare eventuali fatture in sospeso, copia dei contratti mancanti. Questa attività è importante per costruire le relazioni con i fornitori e risolvere questioni/problematiche in sospeso con la vecchia gestione.
